Хранение — процесс принятия обязательства сохранить и затем возвратить собственнику переданную на хранение вещь. На хранении специализируются различные хранилища, склады и архивы. Процесс хранения тесно связан со сбором и учетом.
Документ (от латинского «documentum» — доказательство) – материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения или их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.
Документы подразделяются по назначению:
- Организационные (положение, устав, должностная инструкция);
- Распорядительные (приказ, распоряжение, решение);
- Учетно-расчетные (платежное поручение, счет-фактура, накладная);
- Информационно-справочные (акт, справка, служебная записка);
- Нормативные (закон, постановление, стандарт);
- Персональные (паспорт, военный билет, диплом);
- Личные (личные письма, записки, поздравления).
Архив (от латинского «archivum» — присутственное место):
- — структура осуществляющая хранение и обработку документов;
- — собрание документов относящихся к деятельности организации или физического лица.
Архивами обладали все народы, достигавшие определенного уровня цивилизации. Во времена царя Ашшурбанипала был собран архив клинописных табличек, содержащих законы, судебные акты и другие документы Ассирийского царства. Древнегреческие историки были знакомы с архивами Египта. В Афинах документы хранились каждым государственным органом, а особо важные хранились в Акрополе. В Древнем Риме постановления сената и консулов хранились в Капитолии, под охраной квесторов. Средневековые властители также создали архивы, у церкви были богатые хранилища, которые достались новым государствам, где архивное дело получило широкое развитие.
В современной России имеется около двадцати центральных государственных архивов, которые в свою очередь имеют филиалы в субъектах Федерации. Кроме того, в каждом муниципальном образовании и в каждой организации имеются свои архивы. Обязанность по обработке и хранению организациями документов закреплено законодательно, и за нарушения правил хранения, а тем более утрату документов, установлены жесткие санкции, в виде административной и уголовной ответственности. Более того, лица пострадавшие от неполучения архивного документа (например, бывшие работники) могут взыскать с организации убытки и судебные издержки.
Организационные и материальные затраты по содержанию небольшого архива:
- Поиск или обучение работника архива – архивариуса;
- Заработная плата и социальные отчисления архивариуса – от 35 000 рублей в месяц;
- Замещение и оплата труда дублеру архивариуса на время отпуска, болезни, увольнения;
- Закуп стеллажей и архивного оборудования – от 18 000 рублей;
- Выделение благоустроенного помещения под архив площадью не менее 10 кв.м, по нормам охраны труда и пожарной безопасности;
- Оборудование помещения архива охранно-пожарной сигнализацией (ОПС) и обеспечение первичными средствами пожаротушения – от 25 000 рублей;
- Оплата арендной платы и коммунальных платежей за помещение архива – от 5 000 рублей в месяц;
- Оплата услуг за обслуживание ОПС архива – от 1 200 рублей в месяц.
Если архив у организации большой и многолетний, то затраты возрастают пропорционально размерам архива.
Пользуясь услугами СПЕЦХРАН ваша организация получает:
- Экономия на затратах по содержанию собственного архива;
- Вне офисное хранение документов;
- Гарантия безопасного и надежного хранения документов;
- Сокращение арендуемых площадей;
- Профессиональное хранение и обработка документов вашей организации.