Хранение — процесс принятия обязательства сохранить и затем возвратить собственнику переданную на хранение вещь. На хранении специализируются различные хранилища, склады и архивы. Процесс хранения тесно связан со сбором и учетом.

Документ (от латинского «documentum» — доказательство) – материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения или их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.

Документы подразделяются по назначению:

  • Организационные (положение, устав, должностная инструкция);
  • Распорядительные (приказ, распоряжение, решение);
  • Учетно-расчетные (платежное поручение, счет-фактура, накладная);
  • Информационно-справочные (акт, справка, служебная записка);
  • Нормативные (закон, постановление, стандарт);
  • Персональные (паспорт, военный билет, диплом);
  • Личные (личные письма, записки, поздравления).

Архив (от латинского «archivum» — присутственное место):

  1. — структура осуществляющая хранение и обработку документов;
  2. — собрание документов относящихся к деятельности организации или физического лица.

Архивами обладали все народы, достигавшие определенного уровня цивилизации. Во времена царя Ашшурбанипала был собран архив клинописных табличек, содержащих законы, судебные акты и другие документы Ассирийского царства. Древнегреческие историки были знакомы с архивами Египта. В Афинах документы хранились каждым государственным органом, а особо важные хранились в Акрополе. В Древнем Риме постановления сената и консулов хранились в Капитолии, под охраной квесторов. Средневековые властители также создали архивы, у церкви были богатые хранилища, которые достались новым государствам, где архивное дело получило широкое развитие.

В современной России имеется около двадцати центральных государственных архивов, которые в свою очередь имеют филиалы в субъектах Федерации. Кроме того, в каждом муниципальном образовании и в каждой организации имеются свои архивы. Обязанность по обработке и хранению организациями документов закреплено законодательно, и за нарушения правил хранения, а тем более утрату документов, установлены жесткие санкции, в виде административной и уголовной ответственности. Более того, лица пострадавшие от неполучения архивного документа (например, бывшие работники) могут взыскать с организации убытки и судебные издержки.

Организационные и материальные затраты по содержанию небольшого архива:

    • Поиск или обучение работника архива – архивариуса;
    • Заработная плата и социальные отчисления архивариуса – от 35 000 рублей в месяц;
    • Замещение и оплата труда дублеру архивариуса на время отпуска, болезни, увольнения;
    • Закуп стеллажей и архивного оборудования – от 18 000 рублей;
    • Выделение благоустроенного помещения под архив площадью не менее 10 кв.м, по нормам охраны труда и пожарной безопасности;
    • Оборудование помещения архива охранно-пожарной сигнализацией (ОПС) и обеспечение первичными средствами пожаротушения – от 25 000 рублей;
    • Оплата арендной платы и коммунальных платежей за помещение архива – от 5 000 рублей в месяц;
    • Оплата услуг за обслуживание ОПС архива – от 1 200 рублей в месяц.

Если архив у организации большой и многолетний, то затраты возрастают пропорционально размерам архива.

Пользуясь услугами СПЕЦХРАН ваша организация получает:

  • Экономия на затратах по содержанию собственного архива;
  • Вне офисное хранение документов;
  • Гарантия безопасного и надежного хранения документов;
  • Сокращение арендуемых площадей;
  • Профессиональное хранение и обработка документов вашей организации.

заказать услугу

Понравилась статья? Поделитесь в